Aujourd’hui, difficile d’imaginer travailler sans email ni messagerie électronique ! Devenu le mode de communication incontesté et incontournable en entreprise, ces outils permettent à chacun d’échanger des informations et des fichiers facilement et instantanément. Pourtant, derrière un élément aussi indispensable qu’une adresse email, de nombreuses sociétés ne sont pas encore à la page… Si un webmail gratuit suffira amplement pour une entreprise qui débute son activité, il est important de migrer vers une solution professionnelle plus aboutie dès lors que votre équipe s’agrandit. Isociel, votre revendeur informatique à Toulouse et Paris, vous informe aujourd’hui au sujet de la messagerie électronique professionnelle.
Qu’est-ce qu’une messagerie électronique ?
Une messagerie électronique, c’est une solution pour vous et votre entreprise pour échanger en toute sécurité.
Cette solution peut être hébergée chez vous directement sur votre serveur. Néanmoins, cela risque de rapidement vous poser problème si vous êtes en déplacement et ne travaillez pas toujours depuis votre lieu de travail habituel. Pour accéder à votre boite de réception en webmail ou via votre téléphone, il vous faudra mettre en place un certificat SSL et procéder à des paramétrages, qui induiront des besoins plus élevés en sécurité et en maintenance.
Vous pouvez également avoir fait le choix d’un webmail gratuit, mais ces solutions sont rapidement limitées en termes d’espace de stockage et de protection des données. Ces adresses électroniques peuvent aussi être prises pour des tentatives d’usurpation d’identité, et ainsi vous donner une image négative auprès de votre clients et prospects.
En faisant le choix d’une messagerie électronique professionnelle, proposée par un prestataire tel que Microsoft avec sa solution Exchange, de nombreux services sont disponibles : que ce soit des services exclusifs comme la gestion des plannings et réunions ou qu’il s’agisse de solutions facilitées, par exemple pour l’accès depuis n’importe quel périphérique. Contactez directement votre revendeur informatique pour plus d’informations sur les solutions existantes.
7 bonnes raisons de choisir une messagerie professionnelle
Donnez confiance à vos clients au travers de votre adresse email
Une adresse email professionnelle, c’est avant tout une image que vous renvoyez à votre interlocuteur ! Chaque individu est de plus en plus sensibilisé à la sécurité informatique, et a une notion des règles de sécurité à appliquer sur Internet.
Vos interlocuteurs auront beaucoup plus confiance en vous en recevant vos communications depuis l’adresse @votresociete.fr plutôt que d’une adresse générique comme Wanadoo, Orange ou Yahoo. Ces adresses sont souvent utilisées par des individus mal intentionnés pour se faire passer pour une entreprise. Elles atterrissent donc plus facilement dans la boite Courrier Indésirable des boites de messagerie, étant considérés comme des spams.
En utilisant la même adresse email que votre nom de domaine, vous rassurez vos clients et vos prospects sur votre identité, et les incitez ainsi à lire vos communications et à y répondre.
Bénéficiez de ressources collaboratives : calendriers partagés, carnet d’adresses…
Utiliser une messagerie telle qu’Exchange 2016 vous permet de bénéficier de ressources partagées. Ces ressources peuvent être échangées entre les membres de votre société équipés avec la même solution de messagerie. Il peut s’agir par exemple d’un carnet d’adresse partagé avec tous les membres de votre équipe, pour que chacun ai accès aux adresses de messagerie de vos clients, fournisseurs, etc.
Vous pouvez profiter d’un calendrier partagé et synchronisé entre vos équipes pour planifier vos réunions et rendez-vous plus facilement, en fonction des disponibilités de chacun. Ce calendrier peut être également relié à une gestion des salles, pour trouver plus facilement une salle de réunion libre lorsque vous en avez besoin.
Protégez vos données et votre activité des attaques informatiques et des spams
En 2018, les attaques informatiques sont nombreuses et ciblent de plus en plus les entreprises. Leur vecteur privilégié ? L’email. En 2017, les cyberattaques avec prise de contrôle ont haussé de 170 % selon la société ThreatMetrix.
S’équiper d’une messagerie professionnelle, c’est se protéger plus efficacement face aux tentatives d’attaque informatique. La plupart des attaques par messagerie fonctionnent à la suite d’une négligence humaine : un clic sur un lien, une pièce jointe téléchargée… Une messagerie professionnelle protège mieux votre entreprise qu’une messagerie classique, car la plupart des menaces sont détectées en amont et écartées, évitant ainsi tout risque d’erreur humaine. Ces solutions sont aussi plus efficaces pour vous protéger des spams qui inondent votre boite aux lettres.
Stockez et archivez vos messages et documents importants
Les messageries gratuites atteignent vite la limite de saturation. Cette limite peut être atteinte d’autant plus rapidement si vous conservez vos emails avec des pièces jointes lourdes. Quand ce seuil est atteint, votre messagerie est en stand-by : vous ne recevrez plus les nouveaux messages entrants, et ce jusqu’à ce que vous ayez archivé ou supprimé ces précédentes communications. Un temps considérable perdu par vos équipes, dont la productivité est impactée, d’autant plus du fait du nombre de spams reçus chaque jour par les entreprises.
Avec une messagerie professionnelle sur le Cloud, vous disposez d’un espace de stockage plus grand pour conserver vos emails et pièces jointes, sans avoir besoin de vider et archiver vos messages quotidiennement. Vous pouvez récupérer un message supprimé par erreur sous 30 jours : pratique si vous avez malencontreusement supprimé une communication contenant une pièce jointe importante. Il suffit de contacter votre prestataire informatique pour lui demander de vous aider.
Accédez à vos mails où que vous soyez et sur tout périphérique
Une messagerie professionnelle, c’est aussi synonyme d’accessibilité sur tous vos périphériques : ordinateur, téléphone, tablette… Vous pouvez travailler où que vous soyez. Si vous avez fait le choix de l’hébergement de votre messagerie sur votre propre serveur, cet accès est bien plus contraignant à mettre en place : configuration d’un certificat SSL, paramétrage de l’accès web… En clair, beaucoup plus de maintenance et de sécurité pour bénéficier du même service !
En utilisant un service de messagerie passant par le Cloud, vous pouvez ainsi lire et répondre à votre courrier électronique où que vous soyez, depuis n’importe quel périphérique (smartphone, webmail…) et ce de manière totalement sécurisée.
Déléguez votre messagerie selon vos besoins
Vous partez en congés et avez besoin de déléguer votre boite email à l’un de vos collègues ? Avec une messagerie professionnelle, c’est possible ! Si vous choisissez une solution Microsoft Exchange, vous avez la possibilité de permettre à un autre utilisateur de votre choix de gérer votre courrier électronique, par exemple à votre assistant. Cette personne recevra ainsi certains de vos messages, vos demandes de réunion, et pourra y répondre en votre nom. Vous gérez les autorisations de cette personne et pouvez lui permettre de lire, créer ou modifier certains éléments dans votre boite de messagerie. Bien pratique pour déléguer la gestion des réunions, de vos plannings, ou certains mails spécifiques !
Choisir son revendeur informatique & se préparer au changement
Lorsque vous faîtes le choix de changer de solution, il est important pour vous d’anticiper les changements qui vont en découler. Le plus important est principalement vos clients, qui vont devoir s’habituer à communiquer avec vous par le biais de votre nouvelle adresse email. Ce changement peut être effectué progressivement pendant plusieurs mois grâce à une redirection de votre ancien email vers le nouveau.
Comment s’équiper d’une messagerie professionnelle ?
Le plus simple est de faire appel directement à votre prestataire informatique, qui saura vous orienter sur le choix d’une solution adaptée à votre taille et à vos besoins. Il existe une multitude de solutions, dont certaines telles que Microsoft Exchange sont plus répandues et utilisées à travers les entreprises du monde entier.
Dois-je passer par mon revendeur informatique ?
Si vous avez déjà un fournisseur informatique qui propose ces solutions, vous pouvez le contacter. Si vous recherchez des conseils sur la solution la plus adaptée pour vous, Isociel, revendeur informatique à Toulouse et Paris peut également vous conseiller. Nos consultants experts en infrastructure informatique et infogérance pourront ainsi vous orienter selon vos spécificités.
