Les données collectées et stockées au sein d’une entreprise représentent un trésor inestimable, bien plus précieux que vous ne pouvez l’imaginer. Elles constituent une précieuse réserve d’informations et de connaissances qui permet à l’entreprise de croître et de progresser. Il serait catastrophique si des contenus importants venaient à disparaître, à être altérés ou à être exposés à des personnes malveillantes. La perte de ces données obligerait pratiquement l’entreprise à recommencer à zéro pour retrouver les informations essentielles. Cet article vous présentera les bonnes pratiques en matière de protection des données et de sauvegarde pour éviter de telles situations.
Les risques
Toutes les catégories d’entreprises rencontrent des risques de sécurité des données
Les principales menaces liées à une sécurité insuffisante incluent la perte de données, l’accès non autorisé à des informations confidentielles et la manipulation des données. En ce qui concerne la perte de données, qui est plus fréquente qu’on ne le pense, voici quelques scénarios courants :
- Un disque dur qui tombe en panne ou une défaillance matérielle
- Des erreurs de manipulation des données
- Des attaques informatiques
- Le vol de matériel informatique
- Les infections par des virus
- Les incendies ou les inondations
Il est souvent erroné de croire que ces incidents n’arrivent qu’aux autres. Il suffit d’un seul événement pour changer radicalement notre perception à ce sujet. Imaginez les conséquences de la perte d’une base de données clients, en termes de temps perdu et d’impact sur l’image de l’entreprise. De même, pensez aux conséquences si un concurrent avait accès à vos rapports financiers détaillés.
Les bonnes pratiques
1. Protection des accès physiques :
- Assurer la sécurité de l’accès physique au matériel.
- Enregistrer les entrées et sorties dans les locaux.
- Utiliser des dispositifs antivol appropriés pour le matériel informatique.
- Mettre en place un système de vidéosurveillance.
- Engager une société de gardiennage.
2. Protection contre les pannes et les crashs :
- Acheter du matériel informatique de qualité.
- Effectuer un suivi rigoureux du matériel.
- Éviter les installations non prévues par le fabricant.
- Utiliser des multiprises protégées contre les surtensions (notamment en cas d’orage).
3. Protection contre les virus et les attaques informatiques :
- Utiliser des mots de passe solides et complexes.
- Installer des logiciels de protection adaptés (antivirus, anti-spyware, antimalware, etc.).
- Configurer un pare-feu.
- Éviter de télécharger et d’installer des logiciels à partir de sources non fiables.
- Vérifier que les clés USB connectées au matériel ne contiennent pas de virus.
- Utiliser un système d’exploitation moins sujet aux attaques, comme une distribution Linux.
- Mettre en place toutes les protections nécessaires contre les attaques informatiques externes.
- Enregistrer toutes les connexions suspectes sur le matériel informatique.
4. Sensibilisation des employés :
- Demander aux utilisateurs de verrouiller leur ordinateur lorsqu’ils s’en éloignent.
- Surveiller l’arrivée de personnes inconnues.
Il est important de respecter ces bonnes pratiques pour prévenir les risques potentiels liés à la sécurité des données.
Systèmes de sauvegarde
Les recommandations précédentes visent principalement à prévenir les dangers, mais il est néanmoins essentiel de mettre en place un système de sauvegarde pour se préparer aux pires scénarios. Ces sauvegardes doivent être effectuées régulièrement. Pour déterminer la fréquence appropriée, il est important de réfléchir à la quantité de temps que vous seriez prêt à perdre en cas de problème : 24 heures, une semaine, deux semaines, voire un mois ?
Différentes options s’offrent à vous pour la méthode de sauvegarde :
- Disque dur externe : cette méthode est simple à gérer. Il suffit de connecter le disque dur externe et d’y transférer les données à sauvegarder. Avec une grande capacité, il est possible de gérer la sauvegarde de plusieurs postes informatiques simultanément. Astuce : des outils informatiques peuvent automatiser le processus de sauvegarde.
- Clé USB : similaire au disque dur externe, mais de taille plus petite et de capacité inférieure. Il est pratique de fournir une clé USB de sauvegarde pour chaque poste informatique. Stocker les clés USB dans un coffre-fort est également pratique.
- Gravure sur CD/DVD : cette méthode est un peu plus contraignante car l’écriture sur le CD peut prendre plus de temps que la simple copie de fichiers sur une clé USB. Il est recommandé d’utiliser des CD/DVD réinscriptibles pour pouvoir écraser les données de sauvegarde précédentes et éviter de dépenser trop d’argent en supports.
- Ordinateur dédié aux sauvegardes : cette approche économique consiste à réutiliser un vieil ordinateur pour y stocker les sauvegardes. Cela permet de limiter l’achat de nouveau matériel. De plus, cet ordinateur peut être connecté au réseau de l’entreprise afin que chaque employé puisse y transférer ses sauvegardes selon ses besoins.
- Serveur de sauvegarde / cloud privé : cette méthode peut être un peu plus technique. Un serveur peut être utilisé pour stocker les sauvegardes de la même manière qu’un ordinateur dédié aux sauvegardes. Certains systèmes améliorent et facilitent la synchronisation des données. L’avantage principal est que le serveur peut être situé en dehors de l’entreprise, chez un hébergeur dédié, assurant ainsi la sécurité des données même en cas d’incendie, d’inondation ou de cambriolage.
- Logiciel en mode SaaS : certaines solutions telles que Dropbox ou Google Drive offrent des services d’archivage et d’enregistrement dans le cloud via un espace utilisateur dédié. L’avantage est que les données sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise. De plus, ces logiciels SaaS ne servent pas uniquement à la sauvegarde, mais constituent également des outils puissants permettant d’accéder aux ressources de l’entreprise à partir de différents appareils (ordinateurs Windows, Mac, Linux, tablettes, smartphones Android, smartphones iOS).
Pouvoir tout sauvegarder
L’archivage électronique ne se limite pas aux simples fichiers présents sur votre ordinateur. Il est important de prendre en compte d’autres ressources :
- Les courriers électroniques : il existe des solutions pour sauvegarder vos emails. Renseignez-vous sur les options disponibles en fonction de la gestion de vos emails.
- Les logiciels professionnels : certains logiciels enregistrent les données dans un format spécifique lisible uniquement par le logiciel lui-même. Informez-vous sur les fonctionnalités d’exportation et la méthode d’enregistrement des données utilisée par ces logiciels.
- Les rapports papier uniques : numériser chaque feuille de papier permettrait de dématérialiser les informations, mais cela demanderait beaucoup de temps. Faire des photocopies serait coûteux et peu écologique. Il serait peut-être judicieux d’adopter une méthode de travail différente, comme utiliser une application sur smartphone ou tablette tactile.
- Les photos : un appareil photo numérique est parfois utilisé pour prendre des photos sur les chantiers. Il est recommandé d’utiliser un appareil numérique ou un smartphone avec une connexion Wi-Fi pour synchroniser facilement les photos. Un smartphone peut même utiliser une application qui enregistre automatiquement les photos dans le cloud.
Contrôler les ressources générant le plus de données
Les ressources sont indispensables !
Toutes les ressources ne produisent pas la même quantité de contenu, il n’est donc pas toujours judicieux de sauvegarder l’intégralité des données. Il est important de prendre en compte les restrictions de conservation des données imposées par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Il est également astucieux d’identifier les ressources qui augmenteront le plus la taille de vos fichiers de sauvegarde. La surabondance d’informations n’est pas nécessairement la solution optimale.
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