Disposer d’un logiciel de facturation sera obligatoire au 1er Janvier 2018. Acté par l’article 38 de la loi de finances 2016, les entreprises assujetties à la TVA enregistrant les paiements de leurs clients devront maintenant utiliser un logiciel de comptabilité conforme à la loi de finances. Quelles sont les sociétés concernées par cette mesure ? Quelle solution de facturation choisir : logiciel Sage, EBP, Ciel ?
Cette loi de finances 2016 concernera ainsi toutes les sociétés assujetties à la TVA qui devront enregistrer ou enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse. Cela inclut également le cas des microentreprises, qui ne pourront désormais plus utiliser un tableur Excel pour réaliser leur facturation. La loi impose désormais aux entreprises d’utiliser un logiciel homologué : il doit être sécurisé, fiable, inaltérable, conserver les données et les archiver. Cela s’applique aux logiciels de facturation, mais également aux logiciels de comptabilité et de caisses enregistreuses. L’objectif de cette mesure est de réduire les fraudes et simplifier les contrôles.
Au 1er Janvier 2018, les systèmes de caisse devront être certifiés soit par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel conforme à un modèle donné par l’administration. Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, vous devez demander une attestation de conformité nominative à votre éditeur de logiciel. Cette règle est également obligatoire si vous développez votre propre logiciel de gestion : vous devrez obtenir vous-même cette certification. Il est donc recommandé de passer par le biais d’un éditeur de logiciel directement pour éviter des complications administratives. En outre, le logiciel de caisse ainsi que les données devront faire l’objet d’un archivage permettant à l’administration fiscale d’effectuer des contrôles. En cas d’absence d’archivage, la sincérité de la comptabilité pourra être remise en cause.
En cas de non-respect de la loi de finances 2016, vous êtes exposé à des sanctions judiciaires. Vous devrez présenter votre certificat de conformité lors d’un contrôle. Attention : les agents de l’administration fiscale peuvent se présenter sans prévenir pour contrôler le respect de vos obligations en la matière. Si vous ne disposez pas du document, vous devrez le remettre sous 30 jours aux autorités compétentes. En cas de non-utilisation d’un logiciel de facturation, ou de non-remise du certificat de conformité, vous risquez une amende de 7 500€, avec l’obligation de vous mettre en conformité avec la loi dans les 60 jours à venir. En cas de présentation d’un faux certificat de conformité, vous risquez jusqu’à 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.
Si vous n’êtes pas en possession d’un logiciel de facturation conforme, il faut donc vous équiper rapidement pour vous mettre en conformité avec la loi. De plus, il vaut mieux choisir une marque reconnue d’éditeurs de logiciels. Les solutions Sage sont certifiées conforme à la loi de finances 2016. Pour les entreprises à partir de 20 salariés, l’idéal est le logiciel Sage Gestion Commerciale, qui permet non seulement de gérer la facturation de votre entreprise en conformité avec la loi de finances 2016, mais également de gérer vos devis, vos stocks, vos achats et d’autres fonctions. Vous pouvez également synchroniser les différents logiciels Sage utilisés dans votre entreprise pour éviter les ressaisies et gagner du temps.
