Préparez-vous pour la facture électronique dès 2023 !
Fonctionnalités nouvelles
Ce que vous devez savoir
A partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Nous allons vous guider pour mettre en place la dématérialisation des factures en toute tranquillité et vous préparer en amont à tous les changements liés à cette réglementation.
Qu’est ce qu’une e-voicing ? Ce qui va changer ?
La facture électronique, également connue sous le nom d’e-facture, élimine l’utilisation de papier dans les étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration des factures, permettant ainsi une dématérialisation complète du processus. Cela facilite l’intégration des factures dans les systèmes comptables des entreprises, permettant un traitement plus efficace des factures entrantes et sortantes, ainsi que la production des déclarations de TVA. Parmi les avantages clés de la facture électronique obligatoire entre entreprises (B2B) figurent la facilité d’intégration des factures entrantes dans :
- Les systèmes comptables
- Le contrôle préalable
- La conformité des factures sortantes
- Le rejet immédiat des factures non conformes
- La transparence de l’état d’avancement du traitement des factures chez les clients.
C’est un moyen moderne de dire adieu au papier et de simplifier les processus de facturation dans le monde des affaires.
Les nouvelles obligations
Dès le 1er juillet 2024, il faudra pouvoir recevoir une facture électronique. Mais saviez-vous que de nouvelles obligations s’ajouteront progressivement, jusqu’en 2026 ?
- A compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- A compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- A compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
- A compter du 1er janvier 2026 au petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Découvrez ce qu’il faut anticiper en termes d’obligations de facturation électronique.
La réception des factures
Dès le 1er juillet 2024, il sera quand même possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront :
- Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
- Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
L’émission de factures
À partir du 1er juillet 2024 pour les plus grandes entreprises, et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, toutes les plus grandes entreprises devront :
- Disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes
- Pouvoir les transmettre automatiquement à leurs clients à travers une plateforme qu’elles auront librement choisie.
La conformité des factures
Assurez-vous d’être en conformité. Quatre modalités de facturation électronique seront acceptées :
- L’échange des factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (CII) avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible.
- L’échange des factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (XML UBL) avec obligation pour les plateformes (publiques ou privées) de produire un lisible.
- L’échange des factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structurées (XML)
- Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Précision sur les tailles d’entreprises
Nous avons 4 catégories d’entreprise, qui sont :
- Les micro-entreprises : avec un effectif de < 10 personnes, un CA de < 2 M€ ou un total de bilan de < 2 M€
- Les PME : avec un effectif de <250 personnes, un CA de < 50 M€ ou un total de bilan de < 43 M€
- Les ETI : avec un effectif de <5 000 personnes, un CA de < 1 500 M€ ou un total de bilan de < 2 000 M€
- Les grandes entreprises : ne peuvent pas être classée dans les catégories précédentes
Les obligations d’archivage
Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
Les statuts obligatoires
L’instauration d’un réseau de facturation où tous les acteurs BtoB sont interconnectés s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement du traitement de chaque facture, statut par statut :
Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :
- Déposée
- Rejetée
- Refusée
- Encaissée
D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.
Le e-reporting
Le e-reporting est la transmission de données à l’administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :
- en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
- en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
- pour l’encaissement (lorsqu’il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)
Une réforme déjà mise en œuvre avec succès en Europe !
La facturation en B2B s’est avérée être un outil extrêmement puissant pour des pays comme le Brésil, le Chili et le Mexique pour combler leur écart fiscal dû à la TVA impayée. Tous ceux qui doutent de l’efficacité de cette mesure n’ont qu’à regarder comment le Mexique a amélioré ses recettes fiscales de 48 % depuis la mise en œuvre de la facturation électronique. Une réussite convaincante dont les États membres de l’UE souhaitent s’inspirer.
Suite à ce succès en Amérique latine, l’Italie a été le premier pays européen à imposer la facturation la facturation électronique pour les transactions en B2B en contradiction avec la directive européenne sur la TVA (2010/45) qui ne l’impose que dans la sphère publique exclusivement.
